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Empfehlungsprogramm

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Mitarbeiterempfehlungen sind ein hilfreiches Recruiting-Instrument, mit dem Mitarbeiter effektiv in den Recruiting-Prozess eines Unternehmens involviert werden. Nutzen Sie das Recruiting-Potential Ihrer Mitarbeiter und profitieren Sie von deren beruflichen und privaten Netzwerken, um geeignete Kandidaten für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Umantis unterstützt Sie hierbei mit einer vorbereiteten Schnittstelle für Empfehlungsprogramme.

Empfehlungsprogramm verwenden

Info.gif Voraussetzung für die Nutzung des Empfehlungsprogramms ist eine Registrierung beim jeweiligen Provider (in diesem Beispiel XING). Aus dem umantis-System werden drei Exporte, bzw. deren Aufruf-URLs benötigt (siehe weiter unten). Des Weiteren sollten die Links im Bewerbungsdossier überprüft und ggf. angepasst werden.

Attention.gif Beachten Sie bitte, dass die Haufe-umantis AG ausschliesslich eine Schnittstelle zur Verwendung eines Empfehlungsprogramms zur Verfügung stellt. Sie gehen mit dem jeweiligen Anbieter des Empfehlungsprogramms (z.B. XING) ein Vertragsverhältnis ein und stimmen dementsprechend auch jeglichen Datenfluss mit dem Anbieter ab. Auf diese Datenflüsse und deren Kontrolle hat die Haufe-umantis AG keinen Einfluss. Wenden Sie sich bei weiteren Fragen bitte direkt an den Empfehlungsprogramm-Anbieter.

XING Empfehlungsprogramm verwenden

Der XING EmpfehlungsManager automatisiert und digitalisiert den Empfehlungsprozess. Mitarbeitende erhalten via E-Mail diejenigen Stellenanzeigen zugeschickt, die für ihr Netzwerk relevant sind. Zusätzlich erhält er direkt Vorschläge, welche seiner XING-Kontakte auf die Vakanz passen. Die Stelle kann der Mitarbeiter entweder direkt einem Kontakt empfehlen oder auf einem sozialen Netzwerk publizieren.

Wenn ein Kontakt eines Mitarbeiters auf den Link zur Stellenanzeige klickt, landet er direkt auf der Original-Anzeige. Wenn er sich bewirbt, gelangt er direkt ins umantis Bewerbermanagement.

Übersicht - Welche Schritte sind notwendig?

Info.gif Die nachfolgende Kurzübersicht beinhaltet die wichtigsten Schritte, die Sie bei für eine erfolgreiche Einrichtung des Empfehlungsprogramms von XING durchlaufen sollten.

  1. Drei Exporte generieren oder generieren lassen (kostenpflichtig).
    Export-Vorlagen sind in den jeweiligen Abschnitten weiter unten zu finden Stellen-Export - Bewerber-Export - Status-Export.
  2. Bei jedem der drei generierten Exporte die Aufruf URL anpassen:
    Die Aufruf-URL ist in der Ansicht eines Exports zu finden:
    a) Navigieren Sie hierfür in die Übersicht aller Automatischen Exporte über "Exporte > automatische Exporte" (oder fügen Sie alternativ die folgende URL-Erweiterung ein: /Exports/AutoExportTemplates)
    b) Wählen Sie den jeweiligen Export aus, den Sie bearbeiten möchten (einen der drei benötigten) und klicken Sie bei "Einstellungen" auf Edit.GIF
    c) In dieser Bearbeitungsansicht finden Sie unten unter "Aufruf" die URL zum Aufruf des Exports:
       https://recruitingapp-[IhreNummer].umantis.com/XMLExport/90?Key=yourkey&param1=[param1]&param_n=[param_n]
    > IhreNummer - Die Nummer Ihrer umantis-Lösung, oft auch als "KundenID" bezeichnet
    > yourkey - Authentifizierungsschlüssel/Key. Mit diesem Key können Sie den Export vor unberechtigten Aufrufen schützen.
  3. Die drei angepassten URLs (der drei benötigten Exporte) senden Sie mit Angabe eines aussagekräftigen Betreffs an XING: xrm@xing.com

Tracking und Integration

Der XING EmpfehlungsManager misst standardmässig alle Aktivitäten, bis und mit der Bewerber auf der Stellenanzeige landet. Damit nachvollziehbar ist, welche Bewerbungen aufgrund einer Empfehlung zustande gekommen sind, ist eine Integration des XING EmpfehlungsManager mit umantis möglich.

Das Tracking erfolgt auf Basis einer Tracking ID. Die technische Integration erfolgt über drei XML-Feeds, die direkt in umantis generiert werden können:

  • Stellen-Export, damit die Stellen in den XING EmpfehlungsManager importiert werden
  • Bewerber-Export, damit die Bewerbungen in den XING EmpfehlungsManager importiert werden
  • Status-Export, damit der Status der Bewerbungen in den XING EmpfehlungsManager importiert werden

Im Rahmen des Setups durch XING können Sie als Kunde festlegen, welche Informationen der Mitarbeiter in seinem Dashboard sehen soll. So kann z.B. der Name des Bewerbers angezeigt oder anonymisiert werden. Oder der Mitarbeiter sieht nur, dass sich ein Kontakt beworben hat, aber nicht in welchem Status des Bewerbungsprozesses dieser sich befindet.

Exporte generieren

Die drei Exporte können Sie selbständig im umantis-System konfigurieren und im Anschluss die jeweilige Aufruf-URL an xrm@xing.com zum Einpflegen senden. Beachten Sie hierfür die Informationen im Abschnitt Aufruf-URLs an XING senden. Alternativ können die Exporte auch kostenpflichtig durch den Customer Service von umantis generiert werden.

Stellen-Export

  • Die aktuell ausgeschriebenen Stellen werden von XING für die Empfehlungskampagnen benötigt.
  • Der Stellen-Export liefert alle aktuell ausgeschriebenen Stellen, auf denen eine Bewerbung möglich ist.
  • Der XML-Export ist via URL aufrufbar (z.B.: https://recruitingapp-[customerID].umantis.com/XMLExport/[exportID]?Key=[securityKey]&SprachID=[languageID]&CustomerID=[customerID]
  • [customerID] = ID Ihrer umantis-Lösung (z.B. 11003 oder 1234.de)
  • [exportID] = ID des spezifischen automatischen XML-Exports
  • [languageID] = ID der Sprache (z.B. 1=German, 2=English etc.).
  • [securityKey] = Eindeutiger Security-Key

Info.gif Export-Dateien XRM Stellen-Export: SQL und XSLT

Struktur
Der Stellen-Export sollte auf Basis der folgenden Standard-Struktur vorgenommen werden: (Beispiel eines XML-Feeds kurz)

<postings>
  <posting>
    <id>[Job.ID]</id>
    <job_title>[Inserat.PublTitel]</job_title>		
    <job_teaser>[Inserat.Kurzbeschreibung]</job_teaser>	
    <job_description><![CDATA[  Felder 1 - 8 und Titel ]]></job_description>
    <job_ad_url>[Inserat.Url]</job_ad_url>
    <contact>
       <email>[Stellen.PBEMail]</email> 
       <name>[Stellen.PBVorname] [Stellen.PBNachname]</name>
    </contact>
    <company_name>[Unternehmen.Name]</company_name>
    <job_location>
      <city>[Inserat.BenutzerdefiniertListe1]</city>
    </job_location>	
 </posting>
</postings>

Info.gif Beschreibung und Beispiel eines XML-Feeds von XING: Integration XML-Feed in den EmpfehlungsManager (PDF)

Bewerber-Export

  • Die von Mitarbeitern empfohlenen Bewerbungen werden von XING für die Anzeige von zusätzlichen Empfehlungsinformationen benötigt.
  • Der Bewerber-Export liefert alle Bewerbungen samt definierter Tracking ID.
  • Der XML-Export ist via URL aufrufbar (z.B.: https://recruitingapp-[customerID].umantis.com/XMLExport/[exportID]?Key=[securityKey])
  • [customerID] = ID Ihrer umantis-Lösung (z.B. 11003 oder 1234)
  • [exportID] = ID des spezifischen automatischen XML-Exports
  • [securityKey] = Eindeutiger Security-Key

Info.gif Export-Dateien XRM Bewerber-Export: SQL und XSLT

Struktur
Der Bewerber-Export sollte auf Basis der folgenden Standard-Struktur vorgenommen werden:

<items>
  <applicant>
   <id>[Bewerber.ID]</id>
   <name>[Bewerber.Vorname] [Bewerber.Name]</name>
   <email>[Bewerber.Email]</email>		
   <status>[Bewerbung.Status]</name>		
   <date_status_changed>[Bewerbung.StatusDatum]</date_status_changed>		
   <tracking_id>[Bewerbung.TrackingID]</tracking_id>		
   <job_title>[Bewerbung.Job]</job_title>					
 </applicant>
   ...
</items>

Status-Export

  • Die Bewerbungsstatus werden von XING für die Anzeige der Informationen zum Recruiting-Prozess im EmpfehlungsManager benötigt.
  • Der Export der Bewerbungsstatus (Name und Code) wird kundenspezifisch definiert und konfiguriert.
  • Der XML-Export ist via URL aufrufbar (z.B.: https://recruitingapp-[customerID].umantis.com/XMLExport/[exportID]?Key=[securityKey])
  • [customerID] = ID Ihrer umantis-Lösung (z.B. 11003 oder 1234)
  • [exportID] = ID des spezifischen automatischen XML-Exports
  • [securityKey] = Eindeutiger Security-Key

Info.gif Export-Dateien XRM Status-Export: SQL und XSLT

Struktur
Der Status-Export sollte auf Basis der folgenden Standard-Struktur vorgenommen werden:

<items>
  <status>
   [Status.code] // Eindeutig identifizierbarer Status Code (sprachunabhängig)
    
    <name>[Status.Name]</name>
  </status>

</items >

Aufruf-URLs an XING senden

Sofern Sie die drei automatischen Exporte gemäss der Vorlagen, bzw. der oben jeweils angezeigten Struktur eingerichtet haben, finden Sie unter: /Exports/AutoExportTemplates) in der Ansicht des jeweiligen Exports, unten im Abschnitt "Aufruf" eine

  • URL: https://recruitingapp-[IhreNummer].umantis.com/XMLExport/90?Key=yourkey&param1=[param1]&param_n=[param_n]
IhreNummer - Die Nummer Ihrer umantis-Lösung, oft auch als "KundenID" bezeichnet
yourkey - Authentifizierungsschlüssel/Key, zu finden in der Ansicht eines Exports (/Exports/AutoExportTemplates/[ID]/Profile/General)

Die URL passen Sie bei jedem der drei Exporte gemäss Ihrer umantis-Lösung an. Senden Sie im Anschluss alle drei URLs an xrm@xing.com.

Beispielprozess mit Empfehlungsprogramm

Nach erfolgreicher Konfiguration der Schnittstelle läuft das Empfehlungsprogramm nach folgendem Beispiel ab (XING EmpfehlungsManager):

  1. Im XING EmpfehlungsManager wird eine "Kampagne" gestartet und von der Personalabteilung mit Mitarbeitern geteilt.
  2. Eine Stelle wird von einem Ihrer Mitarbeiter direkt einem potenziellen Kandidaten empfohlen. Diese Empfehlung enthält (in der URL, die zur Stellenausschreibung führt) bereits eine spezifische Tracking ID.
  3. Dieser Kandidat bewirbt sich über die erhaltene Empfehlung auf die Stelle. Hierbei wird seiner Bewerbung automatisch die Tracking ID zugewiesen und seine Bewerbung wird im umantis-System mit spezifischem Icon gekennzeichnet.
  4. Das umantis-System erkennt jede Bewerbung, die über ein (korrekt aufgesetztes) Empfehlungsprogramm eingegangen ist und ermöglicht einen Absprung direkt zum Provider (in diesem Fall XING EmpfehlungsManager). Dort sind alle relevanten Informationen zum Empfehlenden einsehbar. Wird der Kandidat/Bewerber (nach erfolgreichem Vorstellungsgespräch etc.) letztendlich eingestellt, kann somit der Mitarbeiter, der die Empfehlung gegeben hat, korrekt ermittelt (und auf Wunsch auch entsprechend belohnt) werden.
Info.gif XML-Feeds werden alle 30 Minuten automatisch synchronisiert.

Attention.gif Die aktuelle umantis-Schnittstelle für Empfehlungsprogramme ist ausschliesslich für umantis-Stellenmärkte vorbereitet. Sofern Sie externe Stellenbörsen im Einsatz haben, sollte die Integration (Übergabe der Tracking ID) spezifisch mit den Stellenbörsen-Anbietern geprüft werden.

Tracking ID

Eine Tracking ID ist einmalig und liefert immer einen validen Rückschluss darauf, durch wessen Empfehlung ein Bewerber auf eine Stelle aufmerksam wurde. Umantis erkennt automatisch alle über ein Empfehlungsprogramm eingegangenen Bewerbungen anhand der Tracking ID.

Info.gif Hinweise:

  • Die Tracking ID kann bei eingerichtetem Empfehlungsprogramm über das Bewerbungsdossier > Herkunft der Bewerbung eingesehen werden (/Recruiting/Applications/ID/ID/Details/Origin).
  • Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum Parameter tracking_id

Kennzeichnung von Bewerbungen bei aktivem Empfehlungsprogramm

Info.gif Alle Bewerbungen, die über ein Empfehlungsprogramm eingehen, werden in den Übersichten von umantis automatisch mit einem Icon Empfehlungsprogramm.png gekennzeichnet.

Dies betrifft die folgenden tabellarischen Übersichten:

  • Gesamtübersicht aller Bewerbungen: /Recruiting/Applications
  • Bewerberübersicht zu einer Stelle: /Recruiting/Vacancies/ID/Selection

Ein Klick auf das Icon führt Sie auf das Profil des entsprechenden Mitarbeiters, der die Stelle empfohlen hat.

Links im Bewerbungsdossier

Für die Einrichtung eines Empfehlungsprogramms ist es notwendig, die folgenden Links der Bewerbungsdossier-Aktionsleiste (/Recruiting/Applications/ID/ID/Details) zu überprüfen und sie ggf. anzupassen, um deren Konformität zum jeweils verwendeten Empfehlungsprogramm sicherzustellen.

  • Empfehlungsprogramm.png Empfehlungsprogramm analysieren
Dieser Link führt auf die Seite des Empfehlungsprogramm-Providers, der eingerichtet wurde.
Link anpassen:
  • Sofern Sie ein anderes Empfehlungsprogramm einsetzen, passen Sie den Wert von Original-Inhalt Link-Vorlage an (über den Anpassungsmodus und Klick auf Config.gif). Beachten Sie bitte, dass dieser Link die Tracking ID beinhalten muss.
    (Standard-Wert von Original-Inhalt Link-Vorlage ist: http://Xing.com/redirect/tracking/[Bewerbung.TrackingID])
  • Empfehlungsprogramm.png Alle Bewerbungen zu diesem Empfehlungsprogramm
Über diesen Link rufen Sie alle Bewerbungen auf, die über die über das eingerichtete Empfehlungsprogramm eingegangen sind.

Info.gif Sofern ein Empfehlungsprogramm erfolgreich eingerichtet wurde, werden die oberen Links automatisch aktiviert, wenn die jeweilige Bewerbung über ein Empfehlungsprogramm eingegangen ist.

Provider

Die umantis-Schnittstelle ist aktuell für die folgenden Provider von Empfehlungsprogrammen vorbereitet: