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Dynamische Fragen

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Dynamische Fragen werden im Bewerbermanagement für die Selektionierung, die Nutzung einer interner Kriterienliste und für das Assessment bei Bewerbungen eingesetzt. Im Mitarbeitermanagement werden diese sowohl im Bereich der Veranstaltungen für die Erhebung von Präferenzen und Kenntnisse der Teilnehmer und deren Feedback nach Veranstaltungsende als auch im Bereich der Stellen genutzt.

Es gibt drei Arten von Fragen (im Mitarbeitermanagement und Bewerbermanagement identisch):

  • Eine Frage nur mit einem Freitextfeld (Freitext-Antwort)
  • Eine Frage, bei welcher nur maximal eine der vorgegebenen Antworten auswählbar ist (Vorgegeben, einfach, mit Text)
  • Eine Frage, bei welcher keine, eine oder mehrere der vorgegebenen Antworten auswählbar sind (Vorgegeben, mehrfach, mit Text)

Wenn Sie auf den Link mit der Bezeichnung "mehr Informationen" oder "Hilfe zum Fragentyp " klicken, sehen Sie diverse Beispiele für alle drei Frage- und Antwort-Typen.

Attention.gif Beachten Sie bitte, dass Änderungen bei dynamischen Fragen aufgrund von Caching unter Umständen zeitverzögert angezeigt werden (max. 15 Minuten).

Neue Frage erfassen

Bewerbermanagement:

  • Um eine Frage zu erfassen, klicken Sie unter dem Reiter "Auswahlkriterien" auf den Link "Neue Frage erfassen".
  • Es öffnet sich im Anschluss eine Ansicht, in der Sie die Frage formulieren, Ihre Position in der Anzeige bestimmen und die Antworten erfassen können.
  • Falls Sie nicht die Freitext-Antwort wählen, können Sie den verschiedenen Antworten Punkte zuweisen. Die Antwort, die Sie im Idealfall erwarten, erhält z. B. 10 Punkte, die anderen 6, 3, einen oder gar keinen Punkt.
  • Sie können den Bewerberinnen und Bewerbern auch sogenannte "Knock-out-Fragen" stellen. Falls Bewerberinnen und Bewerber keine Antwort wählen oder eine, die mit 0 Punkten dotiert ist, erhält die Bewerbung jener Person in der Spalte "Fragen" (Übersicht aller Bewerbungen) den Eintrag "Knocked out".
  • Zudem können Sie die Fragen mit "Zwingend zu beantworten" markieren (Tipp: gehen Sie sparsam mit sogenannten "Muss-Fragen" um). Diese Fragen müssen beantwortet werden, bevor der Bewerbungsprozess fortgesetzt werden kann.
  • Unter "Maximal erreichbare Punktezahl" kann festgelegt werden, bei welchem Wert das Punktemaximum fixiert sein soll. Dieser Wert wird dann in der Übersicht fixiert, auch wenn der Bewerber bei der Beantwortung mehr Punkte erzielt hätte.
Info.gif Auch wenn Sie beim Erfassen einer neuen Frage keinen Wert bei "Maximal erreichbare Punktezahl" festlegen, werden die jeweils maximal erreichbaren Punkte in der Übersicht (Beurteilung Personal) zusammen mit der effektiv erreichten Punktzahl und dem daraus resultierenden Prozentwert gelistet.
Beispiel:
  • Erreichte Punkte Fragenkatalog (Gesamt): 25
  • Maximalpunkte Fragenkatalog (Gesamt): 45
  • Erreichte Punkte in Prozent (Gesamt): 56%

Info.gif Standardmässig ist der Haken im Bewerbermanagement bei "Nicht im Fragenkatalog anzeigen" gesetzt. Entfernen Sie diesen wenn Sie möchten, dass die Frage zur späteren Verwendung im Fragenkatalog abgelegt werden soll.

Wenn Sie alle Fragen und Antworten definiert und ihnen Punkte zugewiesen haben, klicken Sie auf "Hinzufügen".

Wo werden dynamische Fragen im Bewerbermanagement eingesetzt?

Selektionsfragen an Bewerber

Um optimale Bedingungen für eine Vorauswahl zu schaffen, ist es möglich, zusätzliche Fragen an die Bewerber zu definieren. Diese Fragen beantworten die Bewerberinnen und Bewerber bei der Online-Bewerbung. Um solche Fragen für die Bewerber zu definieren, müssen Sie auf der Stellenübersicht die gewünschte Stelle auswählen. Beim Auswählen einer Stelle gelangen Sie ins Stellenprofil. Die Seite zum Erfassen von Fragen finden Sie unter Auswahlkriterien. Sie haben auch die Möglichkeit, eine neue Frage zu erfassen (siehe oben) oder mittels Fragenkatalog schon erfasste Fragen für Ihre Stelle zu verwenden. Sollte ein Bewerber oder eine Bewerberin die Fragen mittels "Abbrechen" übersprungen haben, können Sie mit dem Link "Beantwortung der Fragen ermöglichen und E-Mail senden" im Reiter "Beurteilung Personal" per E-Mail eine Aufforderung die Fragen noch zu beantworten zusenden. Mit dieser Aktion werden dem Bewerber oder der Bewerberin die Fragen für diese Stelle nochmals freigeschaltet.

Info.gif Tipp: Um den Bewerbenden direkt auf sein Profil (und die Fragen) zu führen, kann in der entsprechenden E-Mail Vorlage folgender Link verwendet werden: https://[Special.Hostname]/SelfService/MyProfile

Empfehlung: Fügen Sie noch einen Hinweis in der E-Mail ein, dass die Fragen über "Mein Profil" bei der jeweiligen Bewerbung beantwortet werden können.

Movie.gif Ausschnitt aus Webseminar zum Thema Fragen an Bewerber (11 min.)

EEOC Questions

GDPR.png
"EEOC Questions" sind Fragen, die das Thema Chancengleichheit im Beschäftigungsverhältnis behandeln. Sie sind für Bewerbungsprozesse relevant, die in den Vereinigten Staaten durchgeführt werden. Diese Funktion ist konform zum geltenden Recht der Vereinigten Staaten zur Gewährleistung von Chancengleichheit im Beschäftigungsverhältnis. (Mehr Informationen: http://www.dol.gov/dol/topic/hiring/affirmativeact.htm).

Attention.gif Die EEOC Fragen sind NUR für Niederlassungen in den USA, wo sie gesetzlich gefordert werden, relevant. Falls Sie die EEOC Fragen für Niederlassungen ausserhalb der USA aktivieren, stellen Sie bitte sicher, dass das Erfassen dieser Daten nicht gegen die lokalen Datenschutzbestimmungen verstösst.

Dieser Hinweis ist auch in der Bewerbungsprozess-Konfiguration der jeweiligen Niederlassung (Einstellungen > Niederlassungen > Niederlassung auswählen > Reiter Einstellungen > Bewerbungsprozess Konfiguration) zu finden.
Beachten Sie auch die Hinweise auf der Seite: Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

  • EEOC Questions aktivieren (nur für USA):
Um EEOC Questions im Bewerbungsformular zu verwenden, navigieren Sie:
Einstellungen > Niederlassungen > Niederlassung auswählen > Reiter Einstellungen > Bewerbungsprozess Konfiguration > Klick auf Edit.GIF
Im Abschnitt "EEOC Questions" setzen Sie ein Häkchen. Die Fragen erscheinen im Anschluss auf dem Bewerbungsformular. Die Antworten auf diese Fragen werden nicht beim jeweiligen Bewerber (im Bewerbungsdossier) angezeigt. Sie sind nur für Personalverantwortliche über einen Report aufrufbar, der eine Auswertung über die Verteilung (bspw. Geschlecht, Volkszugehörigkeit, Behinderungen etc.) anzeigt.
Info.gif Export-Variablen: [Applicant.EEOCGender], [Applicant.EEOCEthnicity], [Applicant.EEOCVeteran], [Applicant.EEOCDisability]

Interne Kriterienliste zu einer Bewerbung

Pro Stellenprofil kann eine Kriterienliste hinterlegt werden. Im Unterschied zu den Fragen an die Bewerber ist diese Liste nur für interne Zwecke gedacht und wird extern nicht angezeigt. Es gibt drei Frage- bzw. Antworttypen. Nachdem Sie auf den Link "Neue Frage erfassen" geklickt haben, erscheint eine Ansicht, in der Sie Fragen an die Bewerberinnen und Bewerber erfassen können. Sie können, falls Sie eine Auswahl an Antworten geben, den einzelnen Antworten eine Punktzahl zuweisen. Dies ergibt nach dem Interview mit der Bewerberin oder dem Bewerber eine Punktzahl, die leicht mit anderen Bewerberinnen und Bewerbern verglichen werden kann.

Klicken Sie abschliessend auf "Speichern". Sie sehen nun im Reiter "Fragen" in einer tabellarischen Ansicht Ihre eben erfasste Frage.

Wo werden dynamische Fragen im Mitarbeitermanagement eingesetzt?

Veranstaltungen

Info.gif Bei Veranstaltungen und auch innerhalb einer Stelle - unter den Kriterien für die interne Auswahl - haben Sie nicht die Möglichkeit, die Beantwortung der Fragen als zwingend festzulegen. In der jeweiligen Veranstaltung sehen Sie das Ergebnis im Reiter "Auswertungen".

Anmeldefragen für eine Veranstaltung

Damit eine Veranstaltung optimal vorbereitet werden kann, besteht die Möglichkeit, Anmeldefragen für Teilnehmer zu definieren. Diese Fragen beantworten Teilnehmer bei der Teilnahme an der Veranstaltung. Um solche Fragen zu definieren, navigieren Sie in den Bereich Ausschreibung der Veranstaltung.

Auswertung für eine Veranstaltung

Für Veranstaltungen können jeweils Auswertungsfragen für die Teilnehmer, sowie für die Referenten hinterlegt werden. Diese Fragen werden von den Teilnehmern nach Veranstaltungsende beantwortet. Um solche Fragen zu definieren, navigieren Sie nach dem Erstellen der Veranstaltung in den Bereich Ausschreibung und nehmen dort die Details vor.

Auswertungsfragen können aus einem vordefinierten Fragenkatalog kopiert werden, der unter den Einstellungen im Reiter "Veranstaltungen" erfasst werden kann. Wählen Sie dazu die Aktion "Auswertungsfragen aus Katalog kopieren" direkt in der Veranstaltungsausschreibung.

Info.gif Tipp: Falls Sie den teilgenommenen Personen eine E-Mail schicken möchten, die einen Link zur ersten Auswertungsfrage der Veranstaltung beinhaltet, dann können Sie in der Vorlage folgenden Link verwenden: https://[Special.Hostname]/SelfService/MyParticipations/Profile/[Teilnahme.ID]/GeneralData/[IF Event.MaxParticipantNumber][Event.MaxParticipantNumber][ELSE]9000[END]/PostQuestions/NextTargetID?resetAnswering=true
Bedingung, damit der Link funktioniert ist, dass die Fragen zuvor auf die Anmeldung kopiert wurden.

Möchten Sie das Kopieren im Link einschliessen, dann können Sie dies über folgenden Link:

  1. für Mitarbeiter: https://[Special.Hostname]/SelfService/MyParticipations/Profile/[Teilnahme.ID]/GeneralData/[IF Event.MaxParticipantNumber][Event.MaxParticipantNumber][ELSE]9000[END]/PersID/[Person.ID]/CopySurvey2
  2. für externe Teilnehmer: https://[Special.Hostname]/Public/ExternalParticipants/Profile/Participation/[Teilnahme.ID]/GeneralData/[IF Event.MaxParticipantNumber][Event.MaxParticipantNumber][ELSE]9000[END]/PersID/[Person.ID]/CopySurvey2

Info.gif Wichtige Informationen für Kunden, die folgenden Link in Vorlagen eingebunden haben: https://[Special.Hostname]/SelfService/MyParticipations/Profile/[Teilnahme.ID]/GeneralData/PersID/ID/CopySurvey2

Beachten Sie bitte, dass dieser veraltete Link auf eine Error-Seite führt. Ersetzen Sie diesen Link durch den jeweils neuen Link, der das Kopieren direkt mit einschliesst (siehe oben).

Info.gif Tipp: Mit folgender "IF Abfrage" können Sie in einer E-Mail Mitarbeiter und externe Personen zur Beantwortung der Auswertungsfragen auffordern:
[IF Person.Typ == 'Mitarbeiter']https://[Special.Hostname]/SelfService/MyParticipations/Profile/[Teilnahme.ID]/GeneralData/[IF Event.MaxParticipantNumber][Event.MaxParticipantNumber][ELSE]9000[END]/PersID/[Person.ID]/CopySurvey2[ELSE]https://[Special.Hostname]/Public/ExternalParticipants/Profile/Participation/[Teilnahme.ID]/GeneralData/[IF Event.MaxParticipantNumber][Event.MaxParticipantNumber][ELSE]9000[END]/PersID/[Person.ID]/CopySurvey2[END]


Bereich Stellen - Interne Stellenausschreibungen

Das Prinzip bei internen Stellenausschreibungen im Mitarbeitermanagement ist praktisch identisch mit jenem des Bewerbermanagements.

Aktionen

  • Im Mitarbeitermanagement bei Veranstaltungen und im Bewerbermanagement: Fragen aus Katalog kopieren
  • Im Mitarbeitermanagement bei der Funktion Stellen:
      • Ausschreibungsvorschau betrachten
      • Funktionsprofil zuweisen
      • Stelle historisieren
      • Historisierte Stelle reaktivieren
      • Stelle löschen
      • Erinnerung zur Stelle erfassen

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