Personal tools

Bewerbungen / Bewerberübersicht

From Onlinehelp

(Redirected from Bewerbungen)
Jump to: navigation, search

Zum einen finden Sie eine stellenübergreifende Übersicht über alle Bewerbungen über die Hauptnavigation Bewerbungen. Zum anderen werden Bewerbungen zu einer Stelle unter dem Reiter Bewerberübersicht aufgelistet. Auf beiden Übersichten können nahezu die gleichen unten aufgelisteten Aktionen ausgeführt werden.

In der Übersicht sehen Sie in der rechten Spalte, ob die Bewerbung aktiv oder archiviert ist (Notok.gif archiviert), wenn Sie nicht nach nur aktiven Bewerbungen gesucht haben. Auf der linken Seite unter "Meine Standardsuche" kann jeder Benutzer wählen, welche der angebotenen Suchfilter beim ersten Aufrufen der Übersichtsseite der Bewerbungen aktiv sein sollen. Zudem steht Ihnen bei der Übersicht der Bewerbungen einer Stelle die interaktive Suche als Link unter den Aktionen zur Verfügung.

Durch das Anklicken einer Bewerbung gelangen Sie ins Bewerbungsdossier des Bewerbers.

Bewerbungsarten: Wie kommt eine Bewerbung ins umantis Bewerbermanagement?

Eine Bewerbung kann über vier verschiedene Arten ins umantis Bewerbermanagement gelangen:

  • Per Post (Brief-Bewerbung)
  • Per E-Mail
  • Online
  • Personalvermittler

Brief-Bewerbung

Damit Sie auch Brief-Bewerbungen effizient bearbeiten und in umantis aufnehmen können, gehen Sie am besten wie folgt vor:

Klicken Sie im Modul "Bewerbermanagement" auf "Stellen". Sie sehen nun eine tabellarische Ansicht mit allen bisher erfassten Stellen. Suchen Sie die gewünschte Stelle mittels der Suchfunktion und klicken Sie auf ihren Titel, um in die Detailansicht der Stelle zu gelangen. Sie befinden sich nun im Reiter "Beschreibung" der Stelle. Auf der linken Seite sehen Sie unterhalb des Titels "Aktionen" den Link "Bewerbungen auf diese Stelle erfassen". Klicken Sie darauf, damit sich eine neue Ansicht öffnet.

Geben Sie die Daten des Bewerbers ein. Es ist wichtig, dass Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Am Ende der Ansicht können Sie Dokumente (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) anhängen. Klicken Sie abschliessend auf "Speichern".

Die Bewerbung ist nun erfasst und kann in der Detailansicht der Stelle im Reiter "Bewerberübersicht" angeklickt werden.

E-Mail-Bewerbung

Zuerst müssen Sie wie bei der Brief-Bewerbung zu der gewünschten Stelle eine Bewerbung erfassen. Danach haben Sie die Möglichkeit, mittels Outlook-Plugin Ihre E-Mail in umantis zu importieren. Importierte E-Mails werden dem Bewerber anhand der E-Mail-Adresse direkt (in der Kommunikation) zugeordnet. Kann die E-Mail nicht zugeordnet werden, wird Ihnen dies unter "Kommunikation" - "E-Mails & Briefe ohne Zuordnung" angezeigt.

Wenn Sie eine importierte E-Mail öffnen, stehen Ihnen auf der linken Seite unter "Aktionen" mehrere Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Zum Beispiel können Sie über den Link Neuer gezielter Bewerbung auf Stelle zuweisen aus der E-Mail ohne Zuordnung eine neue Bewerbung auf eine Stelle erzeugen.

Online-Bewerbung

Bewerber können sich im umantis Bewerbermanagement online bewerben, indem sie auf das gewünschte Stelleninserat klicken und am Ende der Stellenbeschreibung unter "Aktionen" auf den Link mit der Bezeichnung "Ich bin interessiert und möchte mich bewerben" klicken. Sie können nun ihre Bewerbung hinterlegen und Dokumente anhängen. Nach dem Erfassen der Bewerbung und dem Beantworten der allenfalls gestellten stellen-spezifischen Fragen erhalten die Bewerber automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Sie können ihre Daten und Dokumente jederzeit anpassen und sich auf weitere Stellen bewerben.

Sie können aber auch eine Initiativbewerbung starten. D. h., dass sie sich nicht auf eine konkrete, ausgeschriebene Stelle bewerben, sondern allgemein bei diesem Unternehmen. Der Initiativ-Bewerbungslink kann pro Niederlassung aktiviert werden.

Möchte sich ein Bewerber auf mehrere Stellen bewerben, so werden die Dokumente von der vorhergehenden Bewerbung automatisch übernommen. Sowohl die gesamte Bewerbung als auch nur die dazugehörigen Dokumente können somit einzeln gelöscht werden, ohne dass andere Bewerbungen davon betroffen sind (aus Datenschutzgründen).

Nachdem sich während eines gewissen Zeitraums Personen auf ihre ausgeschriebene Stelle beworben haben, treffen die beteiligten Personalbetreuer sowie Linienvorgesetzte und gegebenenfalls andere Personen aufgrund der erhaltenen Dokumente eine Auswahl.

Personalvermittler

Personalvermittler sind externe Dienstleister, die mit Personalbetreuern zusammenarbeiten. Sie präsentieren ihnen potenzielle Bewerber für eine offene Stelle. Sie haben einen dedizierten Zugang zum umantis Bewerbermanagement und können die ausgeschriebenen Stellen ansehen und Bewerbungen darauf erfassen.

Unvollständige Bewerbungen

Der Status "Bewerbung unvollständig" wird automatisch gesetzt, wenn der Bewerber nach dem ersten Formular (Eingabe der persönlichen Daten) abbricht (bzw. Browser/Tab schliesset), bevor er auf "Bewerbung definitiv einreichen" klickt. Der Status wird auch kurzzeitig gesetzt, wenn die Anmeldung erfolgreich verläuft. Bewerbungen im Status "Bewerbung unvollständig" werden nicht direkt im Recuruiter-Bereich angezeigt. Der Bewerber kann für eine gewisse Zeit seine unvollständige Bewerbung in seinem Cockpit einsehen und bearbeiten. Unvollständige Bewerbungen werden dann erst über Nacht der zuständigen Personalabteilung als unvollständig vorgelegt. Ab diesem Zeitpunkt kann der Bewerber diese Bewerbung nicht mehr bearbeiten. Die E-Mail-Benachrichtigungen über mögliche Bewerberstatus können in den Grundeinstellungen des jeweiligen Benutzers unter "E-Mail-Benachrichtigungen" ein- und ausgeschaltet sowie auch unter System-E-Mails in den Grundeinstellungen inhaltlich spezifisch angepasst werden.

Bewerbungen weiterleiten

Damit alle Beteiligten die Bewerbungen beurteilen oder einsehen können, leiten Sie alle gewünschten Bewerbungen weiter. Setzen Sie neben den Bewerbungen, die Sie weiterleiten möchten, ein Häkchen und wählen Sie am Tabellenende einen der folgenden Befehle:


Movie.gif Ausschnitt aus Webseminar zum Thema wie eine Bewerbung weitergeleitet wird (7 min)

Vorauswahl der Bewerber

Wenn sich eine Person online auf eine Stelle beworben hat, wird dies auf der Hauptseite angezeigt (Link neue Bewerbungen). Sie können sich die Bewerbung anschauen und dem Bewerber eine E-Mail senden, in welcher Sie sich für die Bewerbung bedanken und um ein wenig Geduld bitten (bedenken Sie, dass der Bewerber eine automatische E-Mail erhalten hat). Klicken Sie dafür auf der Hauptseite auf den Link "Neue Bewerbungen" und setzen Sie neben den Namen der Person, die eine E-Mail erhalten soll, ein Häkchen. Wählen Sie am Tabellenende den Befehl "Status ändern" und "E-Mail ab Vorlage versenden" und klicken Sie abschliessend auf "Ausführen". Sie können der ausgewählten Person nun einen neuen Status zuweisen. Nach dem Speichern der Status-Änderung wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken auf "Erstellen". Sie sehen nun die erstelle E-Mail und können sie nach Wunsch anpassen. Klicken Sie auf "Senden", um die E-Mail dem Bewerber zuzustellen.

Sollten Sie feststellen, dass bei einem Bewerber noch Unterlagen fehlen, so können Sie ihm dies ebenfalls in einer E-Mail oder telefonisch mitteilen. Sobald sich der Bewerber im System einloggt und weitere Anpassungen auf seinem Bewerberprofil vornimmt, wird er im Anschluss an seine Anpassungen per Meldung und Link aufgefordert, eine kurze Beschreibung seiner Anpassungen in einem entsprechednen Formular abzugeben und dieses zu senden. Nun werden Sie per E-Mail (sofern in Ihrem Profil aktiviert) über die vom Bewerber vorgenommenen Anpassungen informiert. Ausserdem wird diese Bewerbung mit einem Ausrufezeichen (!) als aktualisiert gekennzeichnet. Ein Suchlink auf der Hauptseite vereinfacht das Auffinden von aktualisierten Bewerberprofilen.
Info.gif Hinweis: Diese System-E-Mail wird an den zuständigen Personalbetreuer und an die Stellvertretung(en) verschickt (falls das in den jeweiligen Profilen aktiviert ist).

Falls Sie eine Bewerbung als ungenügend oder die Person als nicht für diese Stelle geeignet bewerten, können Sie der Person eine Absage zukommen lassen, indem Sie wie im obigen Beispiel den Status der Bewerbung ändern (z. B. auf "Absage") und eine E-Mail ab Vorlage versenden. Sie können abgesagte Bewerbungen archivieren, damit diese bei Ihrer täglichen Arbeit nicht mehr erscheinen. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Bewerbungen aufgrund der Antworten auf die vordefinierten Fragen zu priorisieren.

Beurteilung der Bewerbung

Personen, die per E-Mail zur Beurteilung von Bewerbungen aufgefordert werden, klicken auf den erhaltenen Link, um ihre Beurteilung zu erfassen. Nachdem alle Personen, die Bewerbungen auf eine gewisse Stelle bewerten dürfen, die Unterlagen der Bewerber studiert und verglichen haben, kann eine Bewertung erfasst werden. Diese Bewertung wird eingetippt und gespeichert.

Alle Bewertungen können im Reiter "Bewerberübersicht" der Stelle oder der Bewerbungen nun angesehen und verglichen werden. Die Spalte mit der Bezeichnung "Beurteilung Personal" zeigt die Bewertung der zuständigen Personalbetreuerin bzw. des zuständigen Personalbetreuers. Die Spalte mit der Bezeichnung "Feedback" zeigt die Bewertung von Linienvorgesetzten, Gremiumsmitglieder und Personen ohne Zugangsdaten.

In der Spalte "Beurteilung Linie" können Sie sich diejenigen Bewerbungen anzeigen lassen, für die noch keine Beurteilung zurückgeschickt wurde, nachdem Sie sie an den Linienvorgesetzten gesendet hatten. Diese Übersicht erhalten Sie, wenn Sie in der Suche links das Häkchen bei "Offene Beurteilungen" setzen und auf "Suchen" klicken.

Weitere Kommunikation mit Bewerber

Unter "Weitere Kommunikation mit Bewerber" in der Kommunikationsübersicht der Bewerbung findet sich die gesamte Kommunikation des Bewerbers (auch zu anderen Bewerbungen).

Hinweis: Vorgesetzte und Personalbetreuer sehen dabei nur die Kommunikation von Bewerbungen, auf die sie auch Zugriff haben.

Info.gif Siehe auch Kommunikationshistorie

Suchparameter

  • ?tracking_id=[ID]
Beispiel: ?tracking_id=abc123
  • ?srcID=[ID]
Beispiel: ?srcID=123
  • ?srcText=[TEXT]
Beispiel: ?srcText=abc

Tipps und Tricks

Info.gif Hinweise:

Aktionen

Mehrfachaktionen

Info.gif Nachfolgend finden Sie die möglichen Mehrfachaktionen in der Übersicht aller Bewerbungen. Mehrfachaktionen, die in der Bewerberübersicht einer Stelle verfügbar sind, finden Sie weiter unten.

Kommunikation

---------------

---------------

---------------

---------------
Kommunikation mit Personalvermittler

  • Excel-Export der Bewerbungsliste
  • Checklisten-Vorlage verwenden

---------------

---------------

  • Auswahl in Diagramme 1 anzeigen (max. 4000)
  • Auswahl in Diagramme 2 anzeigen (max. 4000)
  • Dokumente löschen (max. 15)
  • Dokumente löschen (15+)
  • Bewerbung(en) löschen (max. 15)
  • Bewerbung(en) löschen (15+)

Bewerberübersicht einer Stelle

Im Reiter "Bewerberübersicht" (/Recruiting/Vacancies/[ID]/Selection) erhalten Sie eine tabellarische Übersicht aller Bewerbungen zu dieser Stelle. Sie haben dort die Möglichkeit, verschiedene Mehrfachaktionen durchzuführen.

  • Bewerbungen
> Suche nach

Sie können nachfolgend verschiedene Filter für die Suche nach spezifischen Bewerbungen einsetzen (oder ggf. einblenden), wie bspw.:

  • Bewerbungsstatus
  • Bewerbungsart
  • Benutzersprache
  • Nur anonymisierte Bewerbungen

usw.

Info.gif Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Suchfilter auf "Suchen", um entsprechende Suchergebnisse zu erhalten.

  • Meine Standardsuche
Klicken Sie auf diesen Link, um Ihre Standardsuche zu definieren.
  • Bewerbungsart Verlauf
Bspw: Eingebundenes Dashboard 57
  • Verteilung der Bewerbungsstatus
Bspw: Eingebundenes Dashboard 54
  • So sind die Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden
Bspw: Eingebundenes Dashboard 52

Mehrfachaktionen in der Bewerberübersicht einer Stelle

Info.gif Sofern einige Mehrfachaktionen nicht angezeigt werden, prüfen Sie bitte, ob diese evtl. ausgeblendet sind.

  • Zum Video-Interview einladen
    -------------
  • E-Mail(s) ab Vorlage versenden und optional Status ändern
  • Brief(e) ab Vorlage erstellen und optional Status ändern
  • E-Mail(s) ab Vorlage senden
  • Brief(e) ab Vorlage senden
  • E-Mail(s) mit temporärer Vorlage versenden
  • Verteilerliste erstellen
    -------------
  • Bewerbungsstatus ändern
  • Bewerber einem Pool zuweisen
  • Bewerber Zugriff auf internen Stellenmarkt freigeben
  • Bewerber mit anderer Stelle verknüpfen
    -------------
  • Für Linienvorgesetzten-Bereich freigeben
  • Für Linienvorgesetzten-Bereich freigeben und E-Mail senden
  • Aus Linienvorgesetzten-Bereich entfernen
    -------------
  • Bewerberdossier an Person ohne Zugangsdaten per E-Mail weiterleiten
  • Bewerberdossier an Linienvorgesetzten weiterleiten
    -------------
  • Bewerber auf Termine dieser Stelle einladen
Info.gif Mit Ausführung dieser Mehrfachaktion kann gleichzeitig ein neuer Bewerbungsstatus gesetzt werden.
-------------
  • Bewerber mit Stelle vergleichen (empfohlen max. 5)
    -------------
  • Kommunikation mit Personalvermittler
  • E-Mail an Personalvermittler und optional Status ändern
  • Brief(e) an Personalvermittler erstellen und optional Status ändern
  • E-Mail(s) an Personalvermittler senden
  • Brief(e) an Personalvermittler erstellen
    -------------
  • Für Gremien freigeben
  • Gremien Zugriff entziehen
    -------------
  • Excel-Export der Bewerberübersicht
    -------------
  • Checklisten-Vorlage verwenden
    -------------
  • Bewerbung(en) aktivieren
  • Bewerbung(en) archivieren
  • Bewerbung(en) anonymisieren
    -------------
  • Dokument(e) löschen (max.15)
  • Dokument(e) löschen (15+)
  • Bewerbung(en) löschen (max.15)
  • Bewerbung(en) löschen (15+)